Cómo planificar una página web y preparar el plan de trabajo

Una empresa decide renovar su página web y la primera conversación empieza con colores, fotografías, ejemplos de otras webs y una lista de funciones que «estarían bien». Dos reuniones después todavía no está claro qué páginas hacen falta, quién prepara los textos ni qué debería conseguir el proyecto.

Es una situación bastante habitual. No porque falten ganas, sino porque se ha empezado a diseñar antes de preparar el trabajo.

Planificar una página web consiste en definir qué se va a crear, para qué, con qué materiales, quién se ocupará de cada parte y cómo sabremos que el proyecto está correctamente terminado.

Qué debe resolver la planificación de una página web

La planificación sirve para convertir una idea bastante amplia, como «necesitamos una web nueva», en un proyecto que pueda entenderse, presupuestarse, ejecutarse y revisarse.

Antes de empezar debería responder, como mínimo, a estas preguntas:

• ¿Por qué se crea o se renueva la web?
• ¿A qué personas se dirige?
• ¿Qué servicios, productos o mensajes son prioritarios?
• ¿Qué páginas necesita?
• ¿Qué funciones debe incluir?
• ¿Quién prepara los textos y las imágenes?
• ¿Quién aprobará el trabajo?
• ¿Qué plazo existe?
• ¿Qué se considera una entrega terminada?
• ¿Qué ocurrirá después de publicar?

Estas respuestas no eliminan todos los cambios. Un proyecto web siempre evoluciona un poco mientras se trabaja. Lo que evitan es que cada decisión abra tres preguntas nuevas y el proyecto termine caminando en círculos.

Qué es un plan de trabajo para un proyecto web

Un plan de trabajo es el documento o sistema donde se organizan las tareas necesarias para completar un proyecto.

Aplicado al diseño de una página web, suele recoger:

• Objetivo del proyecto.
• Alcance contratado.
• Mapa de páginas.
• Funcionalidades.
• Materiales necesarios.
• Tareas pendientes.
• Responsables.
• Dependencias entre tareas.
• Fechas de revisión.
• Entregables.
• Criterios de aprobación.

Puede organizarse en un documento, una hoja de cálculo, un tablero de tareas o una herramienta de gestión. El formato importa menos que la claridad.

Un tablero lleno de etiquetas, colores y automatizaciones no arregla un proyecto que todavía no sabe qué páginas necesita. Es muy bonito ver cómo las tarjetas se mueven de columna, pero alguna tendrá que contener una decisión real.

Información necesaria antes de crear el plan

Antes de repartir tareas conviene conocer el punto de partida.

Situación actual de la empresa

Hay que entender qué hace el negocio, cómo vende, qué servicios quiere impulsar y qué problema intenta resolver con la nueva web.

No necesita la misma planificación una empresa que empieza desde cero que otra que ya tiene una página con años de contenidos, formularios, tráfico y URLs indexadas.

Objetivo principal de la página

Una web puede tener varios objetivos, pero alguno debe ocupar el primer puesto.

Por ejemplo:

• Recibir solicitudes de presupuesto.
• Presentar servicios.
• Vender productos.
• Conseguir reservas.
• Mostrar proyectos realizados.
• Informar a clientes o asociados.
• Crear una zona privada.
• Apoyar campañas publicitarias.

Cuando intentamos colocar todos los objetivos al mismo nivel, la portada termina pareciendo una estación llena de carteles donde nadie sabe qué tren debe tomar.

Tipo de usuario

Hay que pensar quién va a utilizar la web, qué información busca y qué dudas necesita resolver antes de contactar o comprar.

El usuario no tiene por qué conocer la empresa, sus departamentos ni su vocabulario interno. La estructura debe plantearse desde lo que necesita encontrar, no desde el organigrama colgado en la oficina.

Materiales disponibles

Conviene hacer inventario antes de fijar fechas:

• Logotipo y manual de identidad.
• Fotografías propias.
• Vídeos.
• Textos actuales.
• Catálogos y documentos.
• Testimonios autorizados.
• Información legal.
• Datos de contacto.
• Accesos al dominio y alojamiento.
• Información de servicios o productos.

Cómo elaborar el plan de trabajo de una página web

1. Define el objetivo principal

Escribe en una frase qué debe conseguir el proyecto.

Por ejemplo:

Crear una web corporativa que explique los servicios de la empresa, muestre trabajos realizados y facilite solicitudes de presupuesto desde móvil.

Esta frase ayuda a decidir qué entra y qué no. Si una función no contribuye al objetivo, quizá pueda dejarse para otra fase.

2. Delimita el alcance

El alcance define qué se va a entregar.

Puede incluir:

• Número y tipo de páginas.
• Diseño personalizado o adaptación de una base visual.
• Configuración de WordPress.
• Formularios.
• Blog.
• Idiomas.
• Catálogo o tienda online.
• Creación de textos.
• Tratamiento de imágenes.
• Migración de contenidos.
• Configuración de dominio y hosting.
• Preparación SEO inicial.
• Formación.
• Mantenimiento posterior.

También debe explicar qué queda fuera. Esta parte suele parecer menos emocionante, pero evita bastantes discusiones.

3. Prepara el mapa de páginas

El mapa web muestra las páginas y su relación.

Una web empresarial podría tener esta estructura inicial:

• Inicio.
• Empresa.
• Servicios.
• Una página para cada servicio prioritario.
• Sectores o tipos de cliente.
• Proyectos.
• Blog o recursos.
• Preguntas frecuentes.
• Contacto.
• Páginas legales.

No existe un mapa universal. Una clínica, una empresa industrial, un despacho profesional y una tienda necesitan recorridos diferentes.

4. Define las funcionalidades

Hay que diferenciar entre contenido y funcionalidad.

Una página de servicios es contenido. Un sistema de reserva con disponibilidad, pagos y avisos automáticos es una funcionalidad.

Entre las funciones habituales pueden aparecer:

• Formularios.
• Buscador.
• Reservas.
• Pago online.
• Registro de usuarios.
• Área privada.
• Catálogo filtrable.
• Integración con CRM.
• Conexión con aplicaciones externas.
• Suscripciones o membresías.

Cada función debe describirse con suficiente detalle para poder valorar su trabajo. «Necesitamos una zona de clientes» puede significar desde descargar tres documentos hasta gestionar usuarios, facturas, mensajes y permisos distintos.

5. Reparte tareas y responsables

Cada tarea debería tener una persona responsable, aunque intervengan varias.

Tarea	Responsable posible	Resultado esperado
Definir servicios prioritarios	Cliente y agencia	Listado aprobado de servicios.
Crear el mapa web	Agencia	Estructura de páginas validada.
Preparar textos	Cliente, redactor o agencia	Contenido listo para maquetar.
Seleccionar fotografías	Cliente y diseñador	Banco de imágenes aprobado.
Diseñar y desarrollar	Equipo web	Versión funcional para revisión.
Agrupar correcciones	Responsable del cliente	Ronda de cambios clara y completa.
Publicar y comprobar	Equipo técnico	Web activa y revisada.

En empresas con varias personas implicadas conviene nombrar un único interlocutor. Si cada departamento envía cambios por separado, la web puede avanzar en cinco direcciones al mismo tiempo.

6. Ordena las dependencias

Algunas tareas no pueden cerrarse hasta que otras estén preparadas.

Por ejemplo:

• La maquetación depende de conocer la extensión de los contenidos.
• La tienda depende de tener productos, precios, impuestos y envíos.
• El formulario depende de saber qué datos necesita la empresa.
• La publicación depende de disponer de accesos al dominio.
• Las redirecciones dependen de conocer las URLs antiguas y nuevas.

Detectar estas relaciones ayuda a evitar tiempos muertos y falsas urgencias.

7. Establece las revisiones

El plan debe indicar cuándo se revisa el proyecto y qué se espera aprobar en cada momento.

Una secuencia razonable puede ser:

1. Aprobación del alcance.
2. Aprobación del mapa web.
3. Revisión de contenidos.
4. Revisión del enfoque visual.
5. Revisión de páginas desarrolladas.
6. Comprobación final antes de publicar.

No todas las fases necesitan una reunión. Algunas pueden resolverse con un documento o una revisión online.

Lo importante es no mezclar constantemente decisiones ya aprobadas con ajustes nuevos. Cambiar una frase forma parte de una revisión normal. Replantear todos los servicios cuando la web está terminada pertenece a otra categoría de aventura.

8. Define la publicación y el trabajo posterior

El plan no debería terminar en «subir la web».

Hay que definir:

• Quién controla el dominio.
• Dónde se alojará la web.
• Qué se hará con la página antigua.
• Qué URLs deben mantenerse o redirigirse.
• Quién comprobará formularios y correos.
• Cómo se gestionarán las copias.
• Quién realizará actualizaciones.
• Qué formación necesita el cliente.
• Qué mejoras quedan para una segunda fase.

Ejemplo de plan de trabajo para una página web

Este modelo puede adaptarse a una web corporativa de tamaño medio:

Fase	Trabajo	Responsable	Entregable
Análisis	Objetivos, usuarios, servicios y situación actual.	Cliente y agencia	Brief aprobado.
Alcance	Páginas, funciones, materiales y exclusiones.	Agencia	Propuesta de trabajo.
Arquitectura	Mapa web y jerarquía de contenidos.	Agencia	Estructura validada.
Contenidos	Textos, imágenes, documentos y llamadas a la acción.	Según lo acordado	Material listo.
Diseño	Estilo visual y distribución de bloques.	Agencia	Diseño revisable.
Desarrollo	Maquetación, formularios y funciones.	Agencia	Web funcional.
Revisión	Correcciones de contenido, diseño y funcionamiento.	Ambas partes	Versión aprobada.
Publicación	Dominio, SSL, redirecciones y comprobaciones.	Agencia	Web pública.
Seguimiento	Errores, formularios, indexación y ajustes iniciales.	Según contrato	Revisión posterior.

Cómo preparar un calendario realista

El plazo no depende únicamente del número de páginas. También influyen las funcionalidades, los contenidos, las personas implicadas y la rapidez de las aprobaciones.

Al preparar el calendario conviene contemplar:

• Tiempo para reunir materiales.
• Redacción y aprobación de textos.
• Diseño.
• Desarrollo.
• Configuración de funciones.
• Rondas de revisión.
• Pruebas.
• Migración o publicación.
• Margen para incidencias.

Un calendario realista no coloca todas las tareas una detrás de otra sin respirar. Algunas pueden hacerse en paralelo y otras dependen de una respuesta externa.

Resultados esperados de un proyecto web

Los resultados esperados deben expresarse como entregables o condiciones que puedan comprobarse.

Por ejemplo:

• Web responsive publicada en el dominio acordado.
• Páginas definidas en el alcance.
• Servicios correctamente separados.
• Formularios configurados y probados.
• Certificado SSL activo.
• Contenidos e imágenes cargados.
• Menús y enlaces revisados.
• Titles y metadatos básicos preparados.
• URLs antiguas redirigidas cuando proceda.
• Accesos entregados.
• Formación incluida realizada.
• Plan de mantenimiento definido, si se ha contratado.

Conviene distinguir estos resultados de las consecuencias comerciales.

Una agencia puede comprometerse a entregar una web, configurar formularios y preparar una base SEO. No debería garantizar una cantidad concreta de ventas, solicitudes o posiciones solo por publicar la página.

Entregables que conviene dejar por escrito

Un entregable es cualquier elemento que debe recibirse o aprobarse durante el proyecto.

Según el caso, puede incluir:

• Brief.
• Mapa web.
• Documento de funcionalidades.
• Textos.
• Diseños o prototipos.
• Web desarrollada.
• Formularios.
• Configuración de dominio.
• Redirecciones.
• Manual o formación.
• Accesos.
• Copia de seguridad inicial.

También conviene aclarar el formato. No es lo mismo entregar un logotipo insertado en la web que entregar sus archivos editables en distintos formatos.

El plan de trabajo SEO dentro del proyecto web

El SEO no debería aparecer el día antes de publicar como una lista de títulos que alguien rellena deprisa.

Dentro del plan conviene definir:

• Qué servicios necesitan página propia.
• Qué estructura de URLs se utilizará.
• Qué contenidos antiguos se conservarán.
• Qué redirecciones necesita un rediseño.
• Quién preparará titles y descriptions.
• Cómo se organizarán H1, H2 y H3.
• Qué páginas deben indexarse.
• Qué enlaces internos son importantes.
• Qué imágenes necesitan optimización.
• Qué seguimiento se hará después de publicar.

Esto es especialmente importante cuando la empresa ya tiene una web. Tirar URLs antiguas sin revisar puede hacer desaparecer contenidos, enlaces y visibilidad acumulada.

Cuando el proyecto necesita una revisión más amplia, puede integrarse un servicio de posicionamiento SEO dentro de la planificación.

Diferencia entre plan de trabajo y flujo de trabajo

Aunque están relacionados, no significan exactamente lo mismo.

Plan de trabajo	Flujo de trabajo
Define qué se hará.	Explica cómo avanza el trabajo.
Recoge objetivos, tareas, responsables y plazos.	Ordena las fases desde el inicio hasta la publicación.
Se prepara antes y se actualiza durante el proyecto.	Se aplica mientras el equipo ejecuta las tareas.
Ayuda a controlar alcance y entregables.	Ayuda a coordinar dependencias, revisiones y avances.

El plan sería el mapa del viaje. El flujo es la forma en la que recorremos la carretera, hacemos las paradas y comprobamos que no hemos dejado las maletas en la primera gasolinera.

Puedes ampliar esta parte en nuestra guía sobre el flujo de trabajo de diseño web, donde explicamos las fases de ejecución desde la primera reunión hasta la publicación.

Errores que estropean la planificación web

Definir un objetivo demasiado general

«Tener presencia en Internet» no ayuda a decidir páginas, contenidos ni funcionalidades. Hay que concretar qué debe hacer la web.

No cerrar el alcance

Cuando todo queda abierto, el proyecto crece mientras se desarrolla. Las nuevas peticiones pueden ser razonables, pero deben valorarse como ampliaciones.

Empezar sin contenidos

Se puede avanzar con una estructura inicial, pero no conviene cerrar toda la maquetación sin conocer los textos, servicios e imágenes reales.

No nombrar un responsable

Si cinco personas corrigen por separado, aparecen instrucciones repetidas o contradictorias.

Confundir tareas con resultados

«Diseñar la portada» es una tarea. «Portada aprobada con servicios, mensaje principal y formulario» es un resultado revisable.

Olvidar la web antigua

En un rediseño hay que revisar contenidos, URLs, formularios, correos, datos y redirecciones antes de sustituirla.

No reservar tiempo para pruebas

Los formularios, enlaces y funciones deben probarse antes de publicar, no cuando el primer cliente comunica que algo falla.

No decidir qué ocurrirá después

Alguien tendrá que ocuparse de actualizaciones, copias, contenidos, incidencias y mejoras.

Ejemplo aplicado a una empresa de servicios

Imaginemos una empresa que realiza instalaciones, reparaciones y mantenimiento.

Al principio pide una web de cinco páginas. Durante la planificación se detecta que mezcla tres líneas de negocio diferentes, atiende a particulares y empresas, trabaja en varias zonas y necesita solicitar datos distintos según el servicio.

El plan podría establecer:

1. Una página inicial que presente las tres líneas principales.
2. Una página específica para cada servicio importante.
3. Una sección de zonas de trabajo sin crear páginas locales vacías.
4. Casos o trabajos realizados.
5. Un formulario que pregunte servicio, ubicación y tipo de inmueble.
6. Textos preparados por un redactor a partir de información técnica del cliente.
7. Fotografías seleccionadas antes de cerrar el diseño.
8. Revisión conjunta de estructura, contenidos y versión móvil.
9. Publicación manteniendo o redirigiendo las URLs aprovechables.

La web puede seguir siendo contenida, pero ya no es una página genérica donde todo acaba dentro de “Servicios”. El plan ha servido para descubrir qué necesitaba realmente el proyecto antes de empezar a decorar cajas.

Cómo planteamos la planificación en ideaWeb

En ideaWeb no aplicamos el mismo documento a todos los proyectos. Una landing, una web corporativa, una tienda y una plataforma privada necesitan distintos niveles de detalle.

Normalmente empezamos por:

1. Entender el negocio y el objetivo.
2. Revisar la web actual cuando existe.
3. Definir alcance y prioridades.
4. Ordenar páginas y funcionalidades.
5. Aclarar quién prepara contenidos y materiales.
6. Establecer revisiones y entregables.
7. Preparar publicación, SEO y siguientes pasos.

La planificación forma parte de nuestro servicio de diseño web profesional. No empezamos colocando bloques sin saber qué tiene que explicar la página ni qué trabajo debe hacer para la empresa.

Preguntas frecuentes sobre la planificación de una página web

¿Qué es un plan de trabajo para una página web?

Es un documento o sistema donde se organizan los objetivos, páginas, funcionalidades, materiales, tareas, responsables, plazos, revisiones y entregables del proyecto.

¿Qué debe incluir la planificación de un sitio web?

Debe incluir objetivo, público, alcance, mapa de páginas, funciones, contenidos, responsables, calendario, revisiones, publicación y trabajo posterior.

¿Quién debe preparar el plan de trabajo?

Lo habitual es que la agencia o responsable del proyecto lo prepare con información del cliente. Ambas partes deben revisar y aceptar el alcance, las tareas y las responsabilidades.

¿Se necesitan todos los textos antes de empezar?

No siempre, pero conviene conocer la estructura, los mensajes y una extensión aproximada. Cerrar el diseño con contenido ficticio puede provocar cambios importantes después.

¿Cuánto tarda la planificación de una web?

Depende del tamaño y la complejidad. Una web sencilla puede definirse con pocas reuniones y un documento breve. Una tienda o plataforma necesita más análisis y detalle.

¿Qué son los entregables de un proyecto web?

Son los elementos que deben producirse, revisarse o entregarse: mapa web, textos, diseños, página desarrollada, formularios, accesos, formación o documentación.

¿Qué resultados se pueden esperar de un proyecto web?

Se pueden definir resultados comprobables como páginas publicadas, formularios funcionando, diseño responsive, SSL activo, contenidos cargados y redirecciones preparadas. No es razonable garantizar una cantidad concreta de ventas o posiciones.

¿Qué diferencia hay entre planificación y flujo de trabajo?

La planificación define qué se hará, quién lo hará y qué se entregará. El flujo de trabajo explica el orden en el que se ejecutan y revisan las tareas.

¿Hay que incluir SEO en el plan de trabajo?

Sí, especialmente al definir páginas, URLs, contenidos, redirecciones, metadatos, indexación y enlazado interno. Dejarlo para el final puede obligar a rehacer parte del proyecto.

¿Se puede modificar el plan mientras se desarrolla la web?

Sí. El plan puede ajustarse cuando aparece información nueva, pero los cambios de alcance, plazo o funcionalidades deben valorarse y quedar registrados.