Cómo añadir un usuario o administrador a Google Analytics

Cuando alguien necesita revisar los datos de tu web en Google Analytics, no deberías enviarle tu contraseña.

Ni a una agencia, ni a un consultor SEO, ni a un técnico, ni a nadie.

Lo correcto es dar acceso a Google Analytics desde el propio panel, añadiendo el correo de esa persona y eligiendo qué permisos necesita. Así podrá ver o gestionar la información que corresponda sin entrar con tu cuenta personal.

Antes de empezar: no compartas tu contraseña

Este punto parece básico, pero todavía pasa demasiado.

Si una agencia, un diseñador web, un técnico o un consultor necesita revisar Google Analytics, no hace falta darle tu usuario y contraseña de Google.

Compartir tu contraseña puede dar acceso a mucho más que Analytics:

• Gmail.
• Google Drive.
• Google Ads.
• YouTube.
• Google Business Profile.
• Otros servicios vinculados a tu cuenta.

La forma correcta es añadir a esa persona como usuario dentro de Google Analytics y limitar el acceso según lo que realmente necesite hacer.

Cuenta o propiedad: dónde debes dar acceso

En Google Analytics puedes dar acceso en distintos niveles. Para no liarte, quédate con esta idea:

Nivel de acceso	Qué significa	Cuándo usarlo
Cuenta	Da acceso a todo lo que cuelga de esa cuenta de Analytics.	Cuando la persona debe gestionar o revisar varias propiedades dentro de la misma cuenta.
Propiedad	Da acceso solo a una propiedad concreta, por ejemplo una web en GA4.	Cuando solo quieres que vea o gestione los datos de una web concreta.

En la mayoría de casos, si vas a dar acceso a una agencia o a un técnico para revisar una web concreta, suele bastar con dar acceso a la propiedad.

Si tienes varias webs dentro de la misma cuenta y quieres que esa persona pueda verlas todas, entonces puede tener sentido dar acceso a nivel de cuenta.

Cómo añadir un usuario a Google Analytics paso a paso

Vamos con el proceso seguido, sin rodeos.

1. Entra en Google Analytics con tu cuenta.
2. Selecciona la cuenta o propiedad correcta.
3. Haz clic en Administrar, normalmente en la zona inferior izquierda.
4. Busca la columna de Cuenta o de Propiedad, según dónde quieras dar acceso.
5. Entra en Gestión de accesos.
6. Pulsa el botón +.
7. Elige Añadir usuarios.
8. Escribe el correo de Google de la persona a la que quieres dar acceso.
9. Marca la opción de avisar por email si quieres que reciba una notificación.
10. Selecciona los permisos adecuados.
11. Haz clic en Añadir.

Cuando termines, esa persona debería poder entrar en Google Analytics con su propio correo y ver la cuenta o propiedad que le hayas autorizado.

Qué permiso debes dar en Google Analytics

No todas las personas necesitan el mismo permiso.

Una cosa es que alguien pueda consultar informes y otra muy distinta que pueda gestionar usuarios, cambiar configuración o tocar datos importantes.

Permiso	Qué permite	Cuándo usarlo
Administrador	Puede gestionar configuración y usuarios.	Solo para personas o agencias que realmente deban administrar la cuenta o propiedad.
Editor	Puede editar configuración, pero no siempre debería gestionar accesos.	Para técnicos o responsables que necesitan configurar Analytics.
Marketer	Orientado a funciones de marketing y configuración relacionada.	Para perfiles de marketing que necesitan trabajar campañas o medición.
Analyst	Puede analizar datos y crear ciertos informes o exploraciones.	Para personas que deben estudiar datos, pero no administrar la cuenta.
Viewer	Puede ver informes y datos.	Para quien solo necesita consultar información.

Si solo quieres que alguien mire estadísticas, no le des permiso de administrador.

Si una agencia va a configurar eventos, conversiones, medición o ajustes importantes, quizá necesite un permiso superior. Pero eso debe decidirse con criterio, no por comodidad.

Cómo dar acceso a Google Analytics a una agencia

Si una agencia va a revisar el SEO, el tráfico o el rendimiento de tu web, lo normal es que te pida acceso a Google Analytics.

En ese caso, lo correcto es pedirle el correo de Google que quiere usar para acceder.

Después:

1. Entra en Google Analytics.
2. Ve a Administrar.
3. Accede a la gestión de accesos de la propiedad o cuenta.
4. Añade el correo de la agencia.
5. Elige el permiso adecuado.
6. Guarda los cambios.

Para una revisión normal de datos, muchas veces puede bastar con permisos de lectura o análisis. Para configuración avanzada, eventos, conversiones o ajustes técnicos, puede hacer falta un permiso superior.

Cómo saber si estás dando acceso a la cuenta correcta

Este es otro punto importante.

Muchas empresas tienen varias cuentas de Google Analytics, propiedades antiguas, propiedades GA4 nuevas o accesos creados hace años.

Antes de añadir usuarios, revisa:

• Que estás dentro de la cuenta correcta.
• Que la propiedad corresponde a la web actual.
• Que no estás dando acceso a una propiedad antigua.
• Que el nombre de la propiedad coincide con el proyecto.
• Que los datos se están registrando correctamente.

Si tienes dudas, revisa la URL de la web vinculada, el flujo de datos y los informes recientes antes de invitar a nadie.

Qué hacer si no ves el botón para añadir usuarios

Si no ves la opción para añadir usuarios, lo más probable es que no tengas permisos suficientes.

Puede ocurrir que tengas acceso para ver informes, pero no para administrar usuarios.

En ese caso:

• Busca quién tiene permiso de administrador.
• Pídele que añada al nuevo usuario.
• Solicita que te dé un permiso superior si realmente lo necesitas.
• No crees otra cuenta de Analytics nueva sin revisar antes la existente.

Cómo quitar acceso a un usuario en Google Analytics

Igual que puedes añadir usuarios, también puedes quitar acceso cuando ya no sea necesario.

Esto es recomendable cuando cambia una agencia, un empleado deja la empresa o un técnico ya no trabaja en el proyecto.

El proceso habitual es:

1. Entra en Google Analytics.
2. Ve a Administrar.
3. Accede a Gestión de accesos en cuenta o propiedad.
4. Busca el usuario en la lista.
5. Abre las opciones de ese usuario.
6. Elimina el acceso o modifica sus permisos.

No hace falta borrar una cuenta de Google Analytics para quitar el acceso a una persona.

De hecho, borrar una cuenta o propiedad es una decisión mucho más delicada y puede hacerte perder datos históricos.

Eliminar cuenta de Analytics no es lo mismo que quitar usuarios

Algunas personas buscan cómo eliminar una cuenta de Analytics cuando en realidad solo quieren quitar el acceso a alguien.

Son cosas distintas.

Acción	Qué hace	Riesgo
Quitar un usuario	La persona deja de tener acceso a la cuenta o propiedad.	Bajo, si sabes a quién estás quitando.
Cambiar permisos	El usuario conserva acceso, pero con menos o más capacidad.	Medio, si das más permisos de los necesarios.
Eliminar una cuenta o propiedad	Puede borrar una estructura de medición y afectar a datos históricos.	Alto. Hay que revisarlo muy bien antes de hacerlo.

Si lo que quieres es que una persona, agencia o técnico ya no pueda entrar, normalmente basta con quitar su usuario o reducir sus permisos.

Errores habituales al dar acceso a Google Analytics

Compartir la contraseña de Google

Es el error más peligroso. Dar acceso desde Analytics es más seguro y más ordenado.

Dar permisos de administrador a todo el mundo

No todos necesitan administrar usuarios o configuración. Ajusta el permiso al trabajo real.

Dar acceso a la cuenta equivocada

Si tienes varias cuentas o propiedades, revisa bien dónde estás antes de invitar a alguien.

Usar un correo que no es cuenta de Google

El usuario debe acceder con un correo válido asociado a una cuenta de Google.

No avisar al nuevo usuario

Si marcas la notificación por email, la persona recibirá aviso. Si no, quizá tenga acceso, pero no se entere.

No quitar accesos antiguos

Agencias antiguas, técnicos que ya no trabajan contigo o empleados que se han ido no deberían conservar acceso sin motivo.

Confundir Google Analytics con Google Ads

Dar acceso a Google Analytics no da automáticamente acceso a Google Ads. Son herramientas distintas y tienen su propia gestión de usuarios.

Google Analytics y Google Ads: cuidado con confundir accesos

Puede que alguien te pida acceso a Google Analytics para revisar datos de la web, o acceso a Google Ads para gestionar campañas.

No es lo mismo.

Google Analytics sirve para analizar datos de tráfico, eventos, conversiones y comportamiento en la web. Google Ads sirve para gestionar campañas publicitarias.

Si una agencia necesita revisar campañas y medición, puede pedir acceso a ambas herramientas. Pero cada acceso se gestiona desde su propio panel.

En ideaWeb, cuando revisamos una web, solemos necesitar entender qué datos hay, cómo se está midiendo y si la información sirve para tomar decisiones. Pero eso no significa que haya que compartir contraseñas ni abrir todos los permisos sin control.

Checklist antes de dar acceso a Google Analytics

Antes de añadir a alguien, revisa esta lista:

• ¿Estás en la cuenta correcta?
• ¿Estás en la propiedad correcta?
• ¿El correo pertenece a la persona o empresa adecuada?
• ¿Sabes para qué necesita acceso?
• ¿Has elegido el permiso mínimo necesario?
• ¿Quieres que reciba aviso por email?
• ¿Hay usuarios antiguos que conviene revisar?
• ¿Tienes claro que no estás compartiendo contraseña?

Ejemplo práctico: dar acceso a una agencia SEO

Imagina que contratas a una agencia para revisar el SEO de tu web.

La agencia necesita ver datos de tráfico, páginas, eventos y evolución para entender qué está pasando. Te pide acceso a Google Analytics.

Lo correcto sería:

1. Pedirle el correo de Google que quiere usar.
2. Entrar en tu cuenta de Google Analytics.
3. Seleccionar la propiedad de la web correcta.
4. Ir a administración y gestión de accesos.
5. Añadir el correo de la agencia.
6. Dar un permiso adecuado al trabajo que va a realizar.
7. Marcar aviso por email.
8. Confirmar con la agencia que ya puede acceder.

Si más adelante termina la relación, vuelves a gestión de accesos y eliminas ese usuario. Sin cambiar contraseñas, sin perder datos y sin dejar puertas abiertas.

Cuándo pedir ayuda

Dar acceso a Google Analytics es una tarea sencilla cuando todo está ordenado.

Pero puede complicarse si hay varias cuentas, propiedades antiguas, usuarios que ya no están, permisos mal dados, datos duplicados o una medición que nadie entiende.

Conviene pedir ayuda si:

• No sabes cuál es la propiedad correcta.
• No tienes permiso para añadir usuarios.
• No sabes quién administra la cuenta.
• Hay varias propiedades GA4 y no sabes cuál se usa.
• La web parece no estar midiendo bien.
• Necesitas conectar Analytics con una revisión SEO.
• Quieres ordenar accesos de agencia, técnicos o equipo interno.

En ideaWeb podemos ayudarte a revisar la medición de tu web, ordenar accesos, comprobar si Analytics está recogiendo datos y conectar esa información con una estrategia de posicionamiento SEO.

Preguntas frecuentes sobre dar acceso a Google Analytics

¿Cómo doy acceso a Google Analytics a otra persona?

Entra en Google Analytics, ve a Administrar, abre Gestión de accesos de cuenta o propiedad, pulsa el botón +, añade el correo del usuario, elige permisos y guarda los cambios.

¿Necesito compartir mi contraseña de Google?

No. Lo correcto es añadir al usuario desde Google Analytics. Así cada persona entra con su propia cuenta y puedes quitarle el acceso cuando sea necesario.

¿Qué permiso debo dar a una agencia?

Depende del trabajo. Si solo necesita consultar datos, puede bastar un permiso de lectura o análisis. Si debe configurar medición, eventos o ajustes, puede necesitar permisos superiores.

¿Qué diferencia hay entre acceso a cuenta y acceso a propiedad?

El acceso a cuenta puede afectar a varias propiedades dentro de esa cuenta. El acceso a propiedad se limita a una web o proyecto concreto. Para muchos casos, propiedad es suficiente.

¿Por qué no puedo añadir usuarios en Google Analytics?

Normalmente porque no tienes permisos suficientes. Necesitas un rol que permita gestionar usuarios. Si no lo tienes, debe hacerlo alguien con permiso de administrador.

¿Puedo quitar acceso a una agencia antigua?

Sí. Entra en Gestión de accesos, busca el usuario o correo de la agencia y elimina su acceso o cambia sus permisos.

¿Eliminar una cuenta de Analytics es lo mismo que quitar un usuario?

No. Quitar un usuario solo elimina su acceso. Eliminar una cuenta o propiedad puede afectar a la medición y a los datos históricos, por lo que debe hacerse con mucho cuidado.

¿Dar acceso a Google Analytics también da acceso a Google Ads?

No. Google Analytics y Google Ads tienen gestiones de acceso distintas. Si alguien necesita ambas herramientas, hay que dar acceso en cada una por separado.

¿Qué correo debo añadir?

Debes añadir el correo de Google que la persona o agencia utilizará para acceder a Analytics. Conviene confirmarlo antes para no invitar a una cuenta equivocada.

¿ideaWeb puede ayudarme con Google Analytics?

Sí. Podemos ayudarte a revisar accesos, permisos, configuración básica, datos de medición y relación entre Analytics, web y SEO.