Cómo encargar una página web y saber qué estás contratando

Encargar una página web no consiste únicamente en elegir un diseño, enviar el logotipo y esperar a que alguien coloque unos cuantos textos. Antes de publicar hay que tomar decisiones sobre la estructura, los contenidos, el dominio, el alojamiento, la tecnología, los formularios, el posicionamiento y el mantenimiento posterior.

Buena parte de los problemas aparecen porque el cliente cree estar comprando una cosa y el proveedor está presupuestando otra. “Una web profesional” puede significar cinco páginas hechas con una plantilla, un proyecto diseñado desde cero, una tienda online o una plataforma con reservas y usuarios privados. La frase suena bien, pero no define el trabajo.

Esta guía está pensada para quien quiere encargar una página web a un profesional o una agencia y necesita saber qué preparar, qué preguntar y qué comprobar antes de aceptar un presupuesto. No pretende sustituir una página de servicio ni convencerte de que todo proyecto necesita una gran inversión. Su objetivo es ayudarte a entender qué estás contratando.

Qué significa realmente encargar una página web

Encargar una web significa contratar un proyecto en el que deben coordinarse varias partes:

• La estructura de la información.
• El diseño visual.
• Los textos.
• Las imágenes.
• La tecnología.
• Las funciones.
• El dominio y el alojamiento.
• La configuración técnica.
• La publicación.
• El mantenimiento posterior.

El resultado no debería ser únicamente una página que le guste al propietario. Debe permitir que el cliente real entienda qué ofrece la empresa, encuentre la información importante y pueda contactar, reservar, comprar o realizar la acción prevista.

También hay que distinguir entre encargar una página web y comprar una plantilla. Una plantilla puede formar parte del proyecto, pero sigue siendo necesario adaptarla, ordenar el contenido, revisar el móvil, configurar formularios y comprobar que el resultado encaja con la empresa.

Qué debes preparar antes de pedir presupuesto

No necesitas redactar un documento técnico ni saber cuántos plugins utilizará la web. Para eso está el profesional. Pero cuanto mejor puedas explicar el negocio y lo que esperas conseguir, más preciso será el presupuesto.

Explica qué hace la empresa

Empieza por una descripción sencilla:

• Qué vendes o qué servicios prestas.
• Qué tipo de cliente buscas.
• En qué zonas trabajas.
• Qué diferencia tu oferta.
• Qué preguntas repiten los clientes.
• Qué acción quieres que realice el visitante.

No hace falta utilizar lenguaje publicitario. Una explicación clara del trabajo diario suele aportar más información que una colección de frases como “calidad, innovación y compromiso”.

Define el objetivo principal

Una web puede tener varios objetivos, pero conviene identificar el más importante:

• Recibir solicitudes de presupuesto.
• Explicar servicios.
• Conseguir llamadas.
• Mostrar trabajos realizados.
• Vender productos.
• Gestionar reservas.
• Ofrecer cursos.
• Atender a clientes actuales.

Una web que debe vender productos se plantea de forma distinta a otra cuyo objetivo principal es recibir solicitudes para un servicio complejo.

Haz una primera lista de páginas

No tiene que ser definitiva. Sirve para calcular el alcance inicial.

Una web corporativa sencilla podría incluir:

• Inicio.
• Empresa.
• Servicios.
• Una página para cada servicio principal.
• Trabajos o casos.
• Contacto.
• Páginas legales.

No todos los servicios deberían ir dentro de una única página interminable. Tampoco cada pequeña variante necesita una URL propia. La arquitectura debe responder a la importancia del contenido, las búsquedas y el recorrido del usuario.

Enumera las funciones necesarias

Indica si la web debe incorporar:

• Formularios.
• Reservas.
• Pagos.
• Tienda online.
• Idiomas.
• Área privada.
• Cursos.
• Catálogo.
• Buscador.
• Filtros.
• Integración con aplicaciones externas.

Una función descrita como “que el cliente pueda gestionar todo” no puede presupuestarse con precisión. Hay que saber qué podrá hacer, qué datos tendrá que introducir y qué debería ocurrir después.

Reúne materiales existentes

Conviene localizar:

• Logotipo en buena calidad.
• Manual de marca, si existe.
• Fotografías propias.
• Presentaciones y catálogos.
• Textos actuales.
• Datos de contacto.
• Perfiles sociales.
• Accesos al dominio y hosting.
• Analítica o Search Console, si ya hay una web.

Estos materiales ayudan a valorar qué puede aprovecharse y qué necesita prepararse de nuevo.

Qué tipo de página web necesitas

Antes de comparar presupuestos hay que comprobar que todos estén valorando el mismo tipo de proyecto.

Web corporativa o profesional

Presenta la empresa, organiza sus servicios, resuelve dudas y facilita el contacto. Puede ser sencilla o tener una arquitectura amplia según la actividad.

Landing page

Está centrada en una campaña, producto o acción concreta. No sustituye necesariamente una web corporativa completa.

Tienda online

Necesita catálogo, productos, impuestos, pagos, envíos, pedidos, comunicaciones y condiciones de venta. El coste no depende únicamente del número de productos.

Web con reservas

Puede requerir calendarios, horarios, disponibilidad, pagos, cancelaciones y avisos.

Academia online

Puede incluir cursos, lecciones, alumnos, acceso privado, pagos, cuestionarios, certificados y seguimiento.

Catálogo sin compra

Muestra productos o referencias, pero el pedido se gestiona por otro canal. Puede necesitar filtros, fichas y solicitudes de información.

Área privada

Permite que usuarios identificados accedan a documentos, contenidos, pedidos o información restringida.

Cuanto más dependa la actividad de procesos internos, usuarios y conexiones externas, menos sentido tiene valorar el proyecto únicamente por el número de páginas visibles.

Hacer la web tú mismo o encargarla

Los resultados de búsqueda mezclan con frecuencia agencias y profesionales con plataformas como Wix, Squarespace, GoDaddy o distintos creadores de páginas web. Son caminos diferentes y ambos pueden tener sentido según el proyecto.

Cuándo puede encajar un creador de páginas web

Puede ser suficiente cuando:

• El proyecto es pequeño.
• El presupuesto inicial es muy limitado.
• Tienes tiempo para aprender y montar la web.
• No necesitas una estructura compleja.
• Las funciones están incluidas en la plataforma.
• Aceptas trabajar dentro de sus límites.

El coste económico puede ser menor, pero una parte del trabajo la realizarás tú: organizar páginas, redactar, elegir imágenes, configurar el dominio y revisar el resultado.

Cuándo puede tener sentido encargarla

El encargo profesional suele resultar más razonable cuando:

• La web representa a una empresa activa.
• Hay varios servicios que ordenar.
• Necesitas diseño adaptado.
• La estructura SEO importa.
• Existen pagos, reservas o integraciones.
• Hay una web anterior que debe migrarse.
• No quieres asumir la parte técnica.
• Un fallo puede afectar al negocio.

Agencia, freelance o constructor de páginas web

Opción	Ventajas	Qué conviene revisar
Constructor web	Coste inicial bajo, rapidez y plantillas preparadas.	Tiempo propio, límites, exportación y dependencia de la plataforma.
Freelance	Trato directo y estructura de costes ligera.	Disponibilidad, continuidad y qué áreas cubre personalmente.
Agencia	Puede reunir diseño, contenidos, técnica, SEO y soporte.	Proceso, interlocución, precio y quién realizará realmente el trabajo.

Una agencia no es automáticamente mejor que un profesional independiente. Un freelance tampoco es siempre más barato ni más cercano. Hay agencias pequeñas con trato directo y profesionales independientes con una gran estructura de colaboradores.

Lo que debes valorar es:

• La experiencia en proyectos parecidos.
• La claridad del presupuesto.
• Quién será tu interlocutor.
• Qué partes se subcontratan.
• Qué soporte habrá después.
• Qué ocurre si la persona responsable no está disponible.

Qué debe incluir un presupuesto para una página web

Un presupuesto no debería limitarse a indicar “diseño de web profesional” y una cifra.

Alcance del proyecto

Debe explicar qué se va a crear:

• Número aproximado de páginas o plantillas.
• Tipo de web.
• Funciones incluidas.
• Idiomas.
• Formularios.
• Productos o fichas.
• Migración de contenido.

Tecnología utilizada

Conviene saber si se utilizará WordPress, WooCommerce, una plataforma alojada, otro CMS o un desarrollo propio.

No necesitas decidir la tecnología sin asesoramiento, pero sí conocerla antes de aceptar.

Diseño

El presupuesto debe aclarar si se parte de:

• Una plantilla estándar.
• Una plantilla adaptada.
• Un diseño personalizado.
• Una identidad visual ya existente.

También debería indicar cuántas propuestas o rondas de cambios incluye.

Adaptación móvil

La web debe revisarse en diferentes tamaños y dispositivos. “Responsive” no debería significar únicamente que las columnas se colocan una debajo de otra.

Textos

Debe quedar claro quién redacta:

• El cliente.
• El proveedor.
• Un redactor especializado.
• Ambos mediante un proceso de revisión.

También hay que definir cuántos textos están incluidos y qué ocurre si el cliente entrega información incompleta.

Imágenes

El presupuesto debería aclarar si se utilizarán:

• Fotografías propias.
• Banco de imágenes gratuito.
• Banco de pago.
• Sesión fotográfica.
• Ilustraciones o recursos generados.

Dominio y hosting

Hay que indicar:

• Si están incluidos.
• Durante cuánto tiempo.
• Qué precio tendrán las renovaciones.
• Quién será el titular.
• Qué capacidad y servicios incluye el alojamiento.
• Si hay correo profesional.

SEO inicial

El término “SEO incluido” necesita explicación.

Una base inicial puede comprender:

• Arquitectura revisada.
• URLs comprensibles.
• Titles y meta descriptions.
• Encabezados.
• Sitemap.
• Configuración de indexación.
• Optimización básica de imágenes.
• Redirecciones si se sustituye otra web.

Eso no equivale a una campaña continua de posicionamiento ni garantiza posiciones concretas.

Analítica y medición

Puede incluir la configuración de:

• Google Analytics.
• Google Search Console.
• Etiquetas de conversión.
• Avisos de cookies relacionados.

Debe comprobarse qué herramientas se instalarán y quién tendrá acceso a las cuentas.

Formación

Si vas a editar la web, conviene que se incluya una explicación del panel y de las tareas que podrás realizar.

Plazos

El presupuesto debe indicar:

• Fecha estimada de inicio.
• Duración.
• Dependencia de materiales.
• Fases de revisión.
• Condiciones para la publicación.

Mantenimiento y soporte

Hay que diferenciar:

• Garantía sobre el trabajo entregado.
• Soporte para resolver dudas.
• Mantenimiento técnico.
• Cambios de contenido.
• Nuevas funciones.

No son la misma cosa y no tienen por qué estar incluidas indefinidamente.

Quién debe ser propietario del dominio y de la web

El dominio debería estar registrado a nombre del cliente o de su empresa, con un correo al que tenga acceso.

También conviene disponer de:

• Acceso al registrador del dominio.
• Acceso al hosting.
• Usuario administrador del CMS.
• Acceso a Analytics y Search Console.
• Copias de seguridad.
• Información sobre licencias.

El proveedor puede gestionar estos servicios, pero el cliente debe conocer dónde están y qué ocurriría si termina la relación comercial.

Qué ocurre con las licencias

Una web puede utilizar temas, plugins, tipografías, imágenes o herramientas con licencia.

Antes de aceptar conviene saber:

• Qué licencias utiliza.
• Quién las paga.
• Durante cuánto tiempo están incluidas.
• Qué ocurre si no se renuevan.
• Si pueden trasladarse.

Una extensión puede seguir funcionando al vencer la licencia y dejar de recibir actualizaciones. Otra puede limitar inmediatamente determinadas funciones. No todas se comportan igual.

Quién debe preparar los textos

El cliente conoce el negocio, pero eso no significa que tenga tiempo o experiencia para ordenar todos los contenidos de la web.

Un proceso razonable puede combinar:

1. Información aportada por la empresa.
2. Entrevistas o formularios.
3. Investigación.
4. Redacción.
5. Revisión técnica y comercial.
6. Aprobación final.

Copiar el folleto corporativo dentro de varias páginas rara vez resuelve el problema. Los textos web necesitan explicar, ordenar y guiar.

Cuando el proyecto requiere preparar esa parte, conviene valorar un servicio de copywriting y redacción web en lugar de dejar quince cajas vacías esperando textos que nadie sabe cómo escribir.

Diseño bonito y diseño útil

El diseño debe transmitir el carácter de la empresa, pero también facilitar la lectura y la acción.

Conviene revisar:

• Si el visitante entiende qué hace la empresa.
• Si los servicios están ordenados.
• Si los textos se leen bien.
• Si el contraste es suficiente.
• Si el móvil funciona con comodidad.
• Si los botones explican qué ocurrirá.
• Si el formulario solicita solo lo necesario.
• Si las imágenes aportan algo.

Una animación puede resultar vistosa y dificultar la carga. Una fotografía enorme puede ocupar media pantalla sin explicar nada. Una tipografía elegante puede ser imposible de leer en móvil.

Qué SEO debe tener una web nueva

La web debería publicarse con una base técnica y semántica razonable.

Esto puede incluir:

• Estructura de páginas.
• Jerarquía de encabezados.
• URLs limpias.
• Titles y meta descriptions.
• Enlazado interno.
• Sitemap.
• Control de indexación.
• Redirecciones.
• Rendimiento básico.
• Imágenes preparadas.

Si la web sustituye una anterior, las redirecciones son especialmente importantes. Cambiar todas las URLs y publicar sin conservar las equivalencias puede hacer perder señales acumuladas.

Cuánto cuesta encargar una página web

No existe un único precio porque no existe una única página web.

El coste depende de:

• Tipo de proyecto.
• Número de páginas y plantillas.
• Diseño.
• Textos.
• Imágenes.
• Idiomas.
• Productos.
• Reservas o pagos.
• Integraciones.
• Migración de una web anterior.
• Urgencia.
• Formación.
• Soporte posterior.

Dos presupuestos con precios muy distintos pueden responder a alcances diferentes. Antes de elegir el más barato, compara qué contiene cada uno.

Costes iniciales

Pueden incluir:

• Planificación.
• Diseño.
• Desarrollo.
• Configuración.
• Redacción.
• Migración.
• Publicación.

Costes recurrentes

Después pueden existir:

• Dominio.
• Hosting.
• Correo.
• Licencias.
• Mantenimiento.
• SEO.
• Cambios de contenido.

Pide que las renovaciones aparezcan por escrito. Una web económica el primer año puede tener un coste elevado después si depende de una plataforma, licencia o servicio que no se explicó bien.

Cómo comparar dos presupuestos web

No compares únicamente el importe final. Crea una tabla sencilla con:

• Alcance.
• Tecnología.
• Diseño.
• Textos.
• Funciones.
• SEO inicial.
• Hosting.
• Licencias.
• Plazo.
• Revisiones.
• Formación.
• Soporte.
• Renovaciones.

También valora la claridad con la que te han explicado el proyecto. Si antes de contratar resulta difícil obtener respuestas concretas, después probablemente no se vuelva más sencillo.

Cuántas revisiones deberían incluirse

No existe una cifra universal, pero el presupuesto debe explicar cómo se validará el trabajo.

Las revisiones pueden organizarse por fases:

1. Estructura.
2. Diseño.
3. Contenido.
4. Funciones.
5. Pruebas finales.

No es razonable aprobar toda la web y pedir al final una estructura completamente distinta. Tampoco lo es que el proveedor considere cualquier corrección como un extra.

El sistema de revisiones debe proteger a ambas partes: el cliente puede revisar lo acordado y el proveedor puede evitar que el proyecto cambie de alcance indefinidamente.

Plazos para crear una página web

El plazo depende del alcance, la disponibilidad del equipo y la entrega de materiales.

Un proyecto puede retrasarse por:

• Falta de textos.
• Imágenes pendientes.
• Accesos que no llegan.
• Cambios de alcance.
• Integraciones externas.
• Retrasos en aprobaciones.

Qué ocurre después de publicar la web

La publicación no termina con el trabajo técnico.

Después conviene comprobar:

• Formularios.
• Correos.
• Analítica.
• Indexación.
• Redirecciones.
• Pagos.
• Cookies.
• Copias.
• Velocidad.
• Versión móvil.

También hay que decidir quién se encargará de:

• Actualizar WordPress o el CMS.
• Renovar licencias.
• Revisar copias.
• Cambiar textos.
• Añadir nuevas páginas.
• Atender errores.

Una web puede publicarse correctamente y necesitar mantenimiento meses después. No porque el trabajo estuviera mal, sino porque el software, el servidor y las necesidades del negocio cambian.

Errores habituales al encargar una página web

• Elegir únicamente por el precio.
• No definir el alcance.
• No saber quién redactará los textos.
• No preguntar por el dominio.
• No controlar los accesos.
• No revisar las renovaciones.
• Aceptar “SEO incluido” sin más explicación.
• No acordar revisiones.
• No preguntar por el mantenimiento.
• Elegir una plantilla antes de ordenar el contenido.
• Copiar la web de un competidor.
• Pedir funciones que no se han definido.
• No comprobar formularios ni móvil.
• Cambiar las URLs de una web antigua sin redirecciones.
• No dejar por escrito qué queda fuera.

Preguntas que deberías hacer antes de contratar

• ¿Qué tecnología se utilizará?
• ¿Quién será propietario del dominio?
• ¿Tendré acceso al hosting y a WordPress?
• ¿Quién prepara los textos?
• ¿Quién aporta las imágenes?
• ¿Cuántas revisiones se incluyen?
• ¿Qué base SEO tendrá?
• ¿Qué ocurre con la web anterior?
• ¿Se configurarán redirecciones?
• ¿Qué licencias utiliza?
• ¿Cuánto cuestan las renovaciones?
• ¿Incluye formación?
• ¿Qué soporte habrá después?
• ¿Puedo trasladar la web a otro proveedor?
• ¿Qué tareas no están incluidas?

Checklist antes de aceptar el presupuesto

Comprobación	Revisado
El objetivo de la web está definido.	□
El tipo de web está claro.	□
Las páginas o plantillas incluidas están indicadas.	□
Las funciones están descritas.	□
Sabes quién prepara textos e imágenes.	□
La tecnología está identificada.	□
El dominio quedará a tu nombre.	□
Dispondrás de los accesos.	□
El hosting y sus renovaciones están explicados.	□
Las licencias están identificadas.	□
La base SEO está detallada.	□
Las revisiones están acordadas.	□
El plazo contempla la entrega de materiales.	□
El mantenimiento posterior está definido.	□
Sabes qué queda fuera del presupuesto.	□

Cómo empezar el encargo con ideaWeb

Para preparar un presupuesto no necesitamos que llegues con toda la web decidida. Puedes explicarnos qué hace la empresa, qué necesitas conseguir y qué dudas tienes.

A partir de ahí revisamos:

• El tipo de proyecto.
• La estructura inicial.
• Los contenidos disponibles.
• Las funciones.
• La tecnología adecuada.
• El alojamiento.
• El trabajo SEO inicial.
• El mantenimiento posterior.

El servicio completo y nuestra forma de trabajar están explicados en la página de diseño web. Este artículo tiene otra función: ayudarte a preparar el encargo y entender el presupuesto antes de tomar una decisión.

Preguntas frecuentes sobre cómo encargar una página web

¿Qué necesito para encargar una página web?

Necesitas explicar la actividad, el público, los objetivos, las páginas, las funciones y los materiales disponibles. El profesional puede ayudarte a ordenar el resto.

¿Cuánto cuesta encargar una página web?

Depende del tipo de web, el diseño, las páginas, los textos, las funciones, las integraciones, los idiomas y el soporte posterior.

¿Qué debe incluir un presupuesto web?

Debe especificar el alcance, la tecnología, el diseño, los contenidos, las funciones, el dominio, el hosting, el SEO inicial, los plazos, las revisiones y el mantenimiento.

¿Es mejor una agencia o un freelance?

Depende del proyecto y del profesional. Valora experiencia, disponibilidad, claridad, cobertura de especialidades y soporte posterior.

¿Puedo crear la web yo mismo?

Sí, especialmente en proyectos sencillos y cuando tienes tiempo para aprender. Para una empresa activa o una web con funciones específicas puede resultar más razonable encargarla.

¿Quién debe registrar el dominio?

El dominio debería quedar a nombre del cliente o de su empresa, aunque el proveedor se encargue de gestionarlo.

¿Quién escribe los textos de la página?

Puede hacerlo el cliente, el proveedor o un redactor. Debe acordarse antes de aceptar el presupuesto.

¿La web debe incluir SEO?

Debe tener una base técnica y semántica correcta. Esto no equivale a una campaña continuada ni garantiza posiciones concretas.

¿Cuánto tarda en hacerse una web?

Depende del alcance y de la entrega de materiales. Los textos, imágenes, accesos y revisiones influyen en el calendario.

¿Tendré acceso a WordPress y al hosting?

Deberías disponer de los accesos necesarios y saber dónde están alojados la web, el dominio y las copias.

¿Qué ocurre después de publicar?

Hay que revisar formularios, analítica, indexación, copias y actualizaciones, además de acordar quién realizará el mantenimiento.

¿Una web barata puede ser suficiente?

Sí, cuando el proyecto es sencillo y el alcance está bien definido. El problema aparece cuando el precio bajo depende de dejar fuera tareas necesarias que no se han explicado.

¿Puedo cambiar de proveedor más adelante?

Sí, siempre que controles el dominio, los accesos, los archivos y las licencias y la plataforma permita trasladar el proyecto.

¿Cuántas revisiones debe incluir el presupuesto?

No existe una cifra fija. Debe explicarse cuántas rondas hay, en qué fases se realizan y qué cambios se consideran fuera del alcance.

¿Es necesario contratar mantenimiento?

No siempre como cuota mensual, pero cualquier CMS necesita actualizaciones, copias y revisiones. Hay que decidir quién se ocupará de ellas.